Полное руководство по QuickBooks для Mac: установка, настройка и расширенное использование

Если вы работаете на Mac и хотите, чтобы ваш бухгалтерский учет работал как часы, вот практическое руководство по использованию QuickBooks с самого начала. Я объясню, как установить, активировать, настроить, обслуживать и, при необходимости, ремонтировать установку. как в macOS, так и в ее эквиваленте для Windows, поскольку на многих компьютерах ежедневно используются обе системы.

Основное внимание уделяется QuickBooks Desktop для Mac и облачной альтернативе QuickBooks Online с понятным, прямым и понятным подходом. Идея состоит в том, чтобы обеспечить вам хороший старт и избежать сюрпризов, связанных с вашими данными. благодаря резервному копированию, четко настроенным разрешениям и упорядоченным процедурам.

Что такое QuickBooks Desktop и почему его стоит установить на Mac?

QuickBooks Desktop — это проверенное и надежное программное обеспечение для бухгалтерского учета, разработанное для малых и средних предприятий, фрилансеров и финансовых отделов, которым необходим порядок в продажах, закупках, банковских операциях, налогах и расчете заработной платы. На Mac он выделяется своей стабильностью, производительностью и полным контролем над локальной установкой.Многие компании предпочитают именно это 100% облачным решениям.

Если вы не уверены в выборе между версиями, скорее всего, лучше всего подойдет Pro, Premier или Enterprise — в зависимости от размера и сложности вашего бизнеса. Выбор правильной редакции с самого начала позволит избежать ненужных миграций в будущем. и он предоставляет такие функции, как инвентаризация, контроль пользователей или расширенные отчеты, когда они вам действительно нужны.

Для тех, кто предпочитает гибкую работу и работу в распределенных командах, QuickBooks Online станет очень надежной альтернативой. В дополнение к основным функциям настройки компании, плана счетов, клиентов и поставщиков, счетов-фактур, счетов-фактур, отчетов и расчета заработной платыПозволяет работать из любой точки мира, используя только браузер.

Контрольный список перед установкой: 10 проверок

Потратив пять минут на проверку своей среды, вы сэкономите часы на борьбе с ошибками в будущем. Подготовьте эти пункты, прежде чем обращаться к установщику. и вы избежите узких мест

1. Системные требования: Подтвердите на официальном сайте Intuit, что ваша версия macOS, объем оперативной памяти и доступное пространство совместимы с версией QuickBooks Desktop для Mac, которую вы собираетесь установить; если вы работаете в Windows, также проверьте ЦП, .NET и зависимости.
2. Потребности бизнеса: Подумайте, будете ли вы использовать инвентарь, проекты, аналитические отчёты или работать с несколькими пользователями одновременно. Это определит подходящую версию.
3. Правильная редакция: Pro, Premier или Enterprise в зависимости от объема и сложности эксплуатации. Если сделать это прямо сейчас, можно предотвратить травмирующие изменения..
4. Лицензия от руки: Запишите номер вашего продукта и номер лицензии на активацию. Храните их в безопасном месте.
5. Пользователи и разрешения: Определите, кто входит и в какой роли: владелец, бухгалтер, администрация и т. д. Контроль доступа имеет важное значение.
6. Предыдущая резервная копия: Перед установкой или обновлением создайте резервную копию важной информации. Проверенная резервная копия — ваша подушка безопасности.
7. стабильное соединение: Для загрузки, проверки лицензии и применения исправлений вам понадобится интернет.
8. Разрешение администратора: Установка с привилегированной учетной записью на macOS (и на Windows, если применимо).
9. Предыдущие версии: Если вы собираетесь выполнить обновление, проверьте совместимость и воспользуйтесь мастером миграции для файла вашей компании.
10. Базовая формация: Если вы впервые используете бухгалтерское программное обеспечение, ознакомьтесь с терминологией и рабочими процессами. Официальные учебные ресурсы QuickBooks очень полезны..

Если вы взвешиваете затраты и окупаемость инвестиций в онлайн-вариант, ознакомьтесь с этим ресурсом: Стоимость и рентабельность в QuickBooks Online. Это поможет вам понять модели подписки и окупаемость инвестиций..

Пошаговая установка на Mac (и эквиваленты на Windows)

Если следовать порядку, установка будет простой. Не закрывайте мастер и не отключайтесь, пока все не будет завершено. чтобы избежать неполных файлов.

1. Проверьте совместимость: Перейдите на официальную страницу вашей версии и убедитесь, что ваша macOS, оперативная память и свободное место соответствуют требованиям (в Windows также проверьте ЦП и компоненты).
2. Приобрести лицензию: Приобретите его у Intuit или авторизованного дистрибьютора, выберите количество пользователей и бережно храните продукт и лицензию.
3. Загрузите установщик: Из своей учетной записи Intuit загрузите установщик для Mac (или установщик для Windows, если применимо). Убедитесь, что вы выбрали правильную платформу.
4. Запустите установщик: На компьютере Mac откройте файл .dmg и перетащите QuickBooks в папку «Приложения»; на компьютере Windows дважды щелкните файл .exe и следуйте инструкциям мастера.
5. Принять договор: Без принятия условий процесс не продолжается ни в одной системе.
6. Тип установки: Express, чтобы не рисковать, или Custom, если вам нужно изменить параметры (особенно в Windows). Если есть сомнения, лучше выбрать Express..
7. Введите лицензию: Внимательно запишите номера продукта и лицензии точно так, как они указаны в чеке о покупке.
8. Ubicación: В macOS он находится в папке «Приложения»; в Windows вы можете оставить путь по умолчанию для упрощения будущих обновлений.
9. Подождите, пока это закончится: Позвольте ему копировать и регистрировать компоненты без прерывания. Это может занять несколько минут.

По завершении нажмите «Закрыть/Готово». На Mac откройте QuickBooks из Launchpad или «Программы». Первый запуск может занять немного больше времени для подготовки среды.Если вам нужна официальная документация, вот руководство пользователя Mac: скачать PDF.

Вручную удалите и переустановите QuickBooks Desktop

Если что-то работает неправильно, это необходимо отремонтировать или выполнить чистую переустановку. Перед началом работы ознакомьтесь со всем процессом и сделайте резервную копию файлов вашей компании. чтобы избежать испуга.

Удаление программы

• Windows: Нажмите Windows + R, введите «Панель управления» и нажмите Enter. Перейдите в раздел «Программы и компоненты» > «Удаление программы», выберите свою версию QuickBooks Desktop и нажмите «Удалить/Изменить». Следуйте инструкциям на экране.
• Если опция не отображается в Windows: Выйдите из системы и войдите снова, используя учетную запись администратора. Высокие привилегии обязательны.
• MacOS: Закройте QuickBooks, откройте Finder > Applications и перетащите QuickBooks в Корзину. Затем выберите Go > Go to Folder и проверьте папки ~/Library/Application Support/ и ~/Library/Preferences, чтобы удалить все оставшиеся файлы Intuit/QuickBooks, если это рекомендовано службой поддержки; очистите Корзину.

После удаления перезагрузите компьютер. Перезапуск очищает зависшие процессы и снимает блокировки. перед переустановкой.

Переименуйте папки (Windows) или очистите оставшиеся файлы (Mac)

• Windows: С помощью проводника найдите папки QuickBooks и переименуйте их, добавив суффикс .old, чтобы при переустановке были заданы новые пути. Типичные пути:

1. C:\\ProgramData\\Intuit\\QuickBooks (год)
2. C:\\Users\\(пользователь)\\AppData\\Local\\Intuit\\QuickBooks (год)
3. C:\\Program Files\\Intuit\\QuickBooks (год)
4. C:\\Program Files (x86)\\Intuit\\QuickBooks (год) в 64 бит

• MacOS: Для тщательной очистки проверьте ~/Library/Application Support/Intuit/ и ~/Library/Preferences/ и переместите все связанные файлы в корзину, следуя инструкциям службы поддержки. Будьте осторожны и не удаляйте файл .qbw, если ваша компания находится там..

Если вы видите ошибку «Отказано в доступе при переименовании папки» (Windows)

• Откройте диспетчер задач с помощью Ctrl + Shift + Esc.
• В разделе «Процессы» выполните сортировку по имени и найдите: QBDBMgrN.exe, QBDBMgr.exe, QBCFMonitorService.exe, Qbw32.exe.
• Завершите каждый процесс и примите предупреждение. Вот как можно удалить блоки переименования.

В качестве проверки работоспособности системы рекомендуется периодически проверять, нуждается ли ваше бухгалтерское программное обеспечение в обновлении платформы или версии. Раннее обнаружение признаков изменений предотвращает проблемы с производительностью и совместимостью..

Чистая переустановка

• Физический носитель: Если у вас есть DVD/USB-привод, вставьте его и следуйте инструкциям установщика.
• Официальная загрузка: Если вы совершили покупку онлайн, войдите в свою учетную запись Intuit и загрузите нужную вам версию. Всегда используйте официальный источник..
• Во время работы мастера введите номер продукта и лицензии точно так, как они указаны.
• Выберите конфигурацию, соответствующую вашей среде, и нажмите «Установить».
• По завершении откройте QuickBooks. На серверах Windows откройте диспетчер сервера баз данных. для обмена файлами компании.

Активация QuickBooks

• Откройте QuickBooks.
• Перейдите в раздел Справка > Активировать QuickBooks Desktop.
• Следуйте указаниям мастера, чтобы проверить информацию и завершить активацию. Без активации некоторые функции ограничены..

Первоначальная настройка на Mac: компания, план счетов и ключевая информация

После установки и активации пора заложить фундамент. Откройте мастер настройки компании и укажите название компании, налоговый идентификационный номер, налоговый режим, валюту и настройки. Чем точнее вы это сделаете, тем выше качество ваших отчетов..

Настройте План счетов в соответствии со своими операциями: продажи, расходы, банки, активы и обязательства, используя субсчета, когда вам нужна детализация. QuickBooks с легкостью справляется с иерархиями бухгалтерского учетаПоэтому воспользуйтесь возможностью поразмышлять о своей реальности.

Импортируйте или создайте базу данных клиентов и поставщиков. Вы можете загрузить CSV-файл или ввести данные вручную. Заполните условия оплаты, NIF/CIF и адреса для ускорения выставления счетов и сверок.

Настройте налоги и нумерацию документов: ставки НДС, удержания, шаблоны счетов и коммерческие предложения. В macOS эти настройки удобно сгруппированы в меню приложения. Если внести эти изменения с самого начала, это позволит избежать последующих исправлений..

Начало работы: счета-фактуры, покупки, банки и отчеты

Для создания счетов-фактур, регистрации услуг или продуктов, определения цен и налогов, а также для выдачи счетов-фактур выберите «Клиенты» > «Создать счет». Активируйте автоматические напоминания об оплате, если они помогают вам с финансами. и при необходимости добавьте внутренние примечания.

В разделе «Закупки и счета к оплате» (счета) регистрируйте счета-фактуры поставщиков, распределяйте правильные расходы и определяйте даты оплаты. График платежей избавит вас от доплат и спешки в последнюю минуту.

Сверка банковских счетов — основа надёжного бухгалтерского учёта. Подключите свой банк, если доступна интеграция, или импортируйте выписки в совместимом формате. Отмечайте транзакции, добавляйте заметки и сверяйте их не реже одного раза в месяц..

Ознакомьтесь с подробными отчётами: прибыль и убытки, баланс, движение денежных средств, сроки погашения дебиторской задолженности и многое другое. Настраивайте отчёты по дате, центру затрат и фильтрам, а также сохраняйте избранные. Возможность создания повторяющихся отчетов всего одним щелчком мыши ускоряет процесс закрытия..

Если вы управляете расчетом заработной платы, проверьте юридическое покрытие в вашем регионе и интегрируйте необходимые дополнения. Проверьте соблюдение налогового законодательства перед расчетом заработной платы и удержаний.

Надлежащая практика и обслуживание

Регулярно создавайте резервные копии файлов вашей компании (.qbw) и сохраняйте версию вне вашего Mac (на внешнем диске или в зашифрованном облаке). Надежный резерв — ваша страховка от стихийных бедствий..

Регулярно обновляйте QuickBooks. На Mac вы можете проверять наличие обновлений прямо из приложения; на Windows программа обновления уведомит вас при запуске приложения. Обновление исправляет ошибки и улучшает совместимость..

Работает с ограниченным количеством пользователей и правами доступа. Ограничивает конфиденциальные функции и регистрирует, кто и когда что делал. Контроль изменений облегчает аудит и отслеживаемость.

Документирует ключевые процессы: выставление счетов-фактур, утверждение закупок, сверки и закрытие сделок. Внутреннее руководство исключает зависимость от одного человека. и упрощает оформление больничных и отпусков.

QuickBooks Online: облачная альтернатива и учебные ресурсы

Если вы предпочитаете ничего не устанавливать и иметь доступ к книге из любой точки мира, QuickBooks Online — очень популярный вариант, особенно в США и Канаде. Он предлагает настройку компании, план счетов, клиентов и поставщиков, счета-фактуры, квитанции, отчеты и расчет заработной платы. Среди других функций.

Доступно обучение на испанском языке с двойной терминологией (английский-испанский), что облегчает обучение при работе с двуязычными интерфейсами. Обычно оно включает доступ к примеру компании и, в качестве бонуса, к хорошо отформатированным материалам в формате PDF. Практика под руководством преподавателя значительно ускоряет процесс обучения..

Кроме того, существуют курсы испанского языка с физической поддержкой. Например, онлайн-видеокурс испанского языка QuickBooks доступен на Amazon в формате USB-накопителя вместе со справочным руководством. При покупке полного комплекта руководство пользователя будет включено в комплект.что избавит вас от необходимости покупать его отдельно.

Застряли? Официальная поддержка и помощь

Если вы столкнулись с ошибками при установке, активации или использовании, начните с официальной базы знаний и форумов QuickBooks. Если вам нужна непосредственная помощь, справочная документация направит вас в службу поддержки по телефону +1-802-778-9005 и по электронной почте support@ebetterbooks.com.В редких случаях обращение за помощью может сэкономить вам часы.

Классический обучающий контент (с упором на Windows Pro/Premier)

Большая часть исторических учебных материалов QuickBooks была создана для Windows, с особым акцентом на более ранние версии QuickBooks Pro и Premier (например, 2011), поэтому экраны и инструкции могут отличаться, если вы используете другую версию. Этот контент не распространяется на QuickBooks Online или QuickBooks Pro для Mac.но его принципы бухгалтерского учета остаются полезными.

Общие цели обучения

• Создайте новую компанию в QuickBooks и запустите ее.
• Адаптируйте предопределенный план счетов к реальным потребностям компании.
• Открывайте и управляйте записями всех балансовых счетов.
• Сверьте банковский счет в QuickBooks.
• Отслеживайте транзакции по кредитным картам.
• Выставляйте счета клиентам и управляйте циклом их оплаты.
• Формируйте заказы на продажу, когда этого требует цикл.
• Отправляйте выписки по счетам клиентам, имеющим непогашенный остаток.
• Регистрируйте поступления и готовьте банковские депозиты.
• Выписывайте чеки и распределяйте суммы по соответствующим счетам расходов.
• Работа со счетами активов и пассивов внутри системы.
• Регистрируйте счета-фактуры в счетах кредиторской задолженности и составляйте графики платежей.
• Создавайте и настраивайте отчеты и диаграммы.
• Сохраняйте документы и отчеты в формате PDF.
• Экспорт отчетов в Microsoft Excel.
• Настройте инвентаризацию и зарегистрируйте готовую продукцию.
• Управление преобразованиями единиц измерения.
• Понимать доступные функции расчета заработной платы.
• Создавайте и управляйте бюджетами или расценками.
• Контролируйте время и пробег проекта.
• Настройте формы продаж.
• Создавайте письма в Microsoft Word, используя данные из QuickBooks.

Кто должен присутствовать

Идеальный профиль — это человек, который уверенно пользуется клавиатурой и мышью и имеет базовые знания среды Windows (например, Windows 2000 или других версий). Он предназначен для тех, кто хочет вести учет финансовой деятельности малого бизнеса.Он охватывает банковское дело, активы, обязательства, запасы, налоги и клиентов. Это не типичный курс по бухгалтерскому учёту: он предполагает наличие у вас базовых знаний в области бухгалтерской терминологии и ведения бухгалтерского учёта.

предпосылки

• Знакомство с Windows 2000 (или другими версиями).
• Базовые знания принципов и терминологии бухгалтерского учета.
• Понимание прочитанного на английском языке на элементарном уровне.

Содержание по главам

Глава 1: Запуск

• Введение в QuickBooks и философию использования.
• Навигация по интерфейсу.
• Необходимая вам основная бухгалтерская информация.
• Показатели измерения рентабельности бизнеса.
• Как найти помощь во время работы.
• Корректно закройте QuickBooks.
• Переключение между файлами компании.
• Использование файлового менеджера QuickBooks.

Глава 2: Подготовка QuickBooks

• Создайте новую компанию в QuickBooks.
• Введите данные компании.
• Настройте QuickBooks в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
• Настройте систему бухгалтерского учета компании.
• Завершите настройку файлов компании.
• Надежно закройте файл компании.

Глава 3: Работа со списками

• Как работают списки в QuickBooks.
• Отредактируйте план счетов.
• Управление списком клиентов и связанных с ними задач.
• Сотрудничество с Центром по работе с сотрудниками.
• Сотрудничество с Центром поставщиков.
• Добавьте пользовательские поля.
• Управление списками и их ведение.

Глава 4: Банковские счета

• Выписать чек от QuickBooks.
• Используйте выписки из банковских счетов.
• Вставьте рукописный чек.
• Перевод средств между счетами.

Глава 5: Другие ключевые клиенты

• Дополнительные типы учетных записей в QuickBooks.
• Отслеживание кредитной карты.
• Управление активами.
• Управление пассивным счетом.
• Понимание счетов капитала.

Глава 6: Отчет о продажах

• Использование форм продаж.
• Правильно заполнить форму продажи.
• Создайте новый элемент услуги.
• Управлять взысканием задолженностей с клиентов, допустивших просрочку.
• Обработка заказов на продажу.
• Контроль отложенных ордеров.

Глава 7: Коллекции и депозиты

• Учет платежей клиентов.
• Применяйте платежи для открытия счетов и внесения депозитов.

Глава 8: Поставщики и платежи

• Управление кредиторской задолженностью.
• Использование QuickBooks для A/P.
• Ввод счета-фактуры поставщика.

Глава 9: Финансовый анализ

• Отчеты и диаграммы для понимания вашего бизнеса.
• Создавайте быстрые отчеты.
• Создавайте и настраивайте предопределенные отчеты.
• Сохраняйте отчеты в формате PDF.
• Печать отчетов.
• Экспорт отчетов в Excel.

Глава 10: Инвентарь

• Активируйте функцию инвентаризации.
• Регистрируйте товарно-материальные ценности.
• Управление заказами продукции.
• Акт инвентаризации.
• Введите счет-фактуру на инвентаризацию.
• Ручная корректировка запасов.
• Отслеживание готовой продукции.
• Использование единиц измерения.

Глава 11: Налоги с продаж

• Обзор отслеживания и уплаты налога с продаж.
• Настройте QuickBooks для управления налогами.
• Применить налог к ​​продаже.
• Определить размер налога на прибыль.
• Выдайте чек соответствующему налоговому органу.

Глава 12: Расчет заработной платы

• Обзор отслеживания заработной платы.
• Конфигурация функционала расчета заработной платы.
• Данные о заработной плате сотрудников.
• Выполнение цикла расчета заработной платы.
• Мониторинг обязательств по налогу на заработную плату.
• Налоговые выплаты, связанные с заработной платой.

Глава 13: Бюджеты и выставление счетов

• Создавайте задания/проекты и сметы.
• Напишите оценку.
• Управление несколькими оценками.
• Сгенерируйте счет на основе сметы.
• Отчеты для оценок.
• Обновите статус заданий.

Глава 14: Отслеживание времени

• Как регистрировать время, затраченное на проекты.
• Выставьте клиенту счет за затраченное время.
• Отчеты по проекту для временного и другого анализа.
• Настройте элементы для измерения времени владельцев или партнеров.
• Оплата труда лиц, не являющихся сотрудниками, за отработанное время.

Глава 15: Формы и письма

• О формах QuickBooks.
• Настройка счетов-фактур.
• Индивидуальный дизайн шаблона.
• Применить дизайн ко всем формам.
• Использование писем QuickBooks.

Глава 16: Мультивалютность

• Работа с несколькими валютами.
• Мультивалютная конфигурация.
• Покупайте и продавайте в нескольких валютах.

Критерии оценки

Частичная 1	20 пунктов
Частичная 2	20 пунктов
Заключительный экзамен	20 пунктов
Еженедельные задания	40 пунктов
Минимальная посещаемость	80%.

Общая информация о курсе

продолжительность: 16 часов. Дни: Понедельник и среда | Вторник и четверг | Суббота. График: с 6:00 до 10:00 | с 09:00 до 01:00 Программа включает: учебник, закуски, виртуальный класс и сертификат.

Благодаря всему вышеперечисленному теперь у вас есть карта, которую можно установить на свой Mac, настроить компанию, управлять счетами, покупками, банками и отчетами, а также выполнять ремонт или переустановку при необходимости. При правильной подготовке, регулярном резервном копировании и некоторой дисциплине QuickBooks станет первоклассным союзником вашей бухгалтерии..